L'ordine di acquisto è un termine appropriato per la contabilità e la gestione quotidiana dell'attività commerciale. Un ordine di acquisto è una richiesta scritta a un fornitore con l'intenzione di acquistare determinati articoli e ad un prezzo già concordato tra l'acquirente e il venditore.

Quali informazioni include?

La richiesta di acquisto indica i termini di pagamento e consegna, quindi è un'autorizzazione per il fornitore di consegnare gli articoli e per quest'ultimo di presentare una fattura corrispondente. Tieni presente che tutti gli articoli acquistati da un'azienda devono essere accompagnati da ordini di acquisto, che sono numerati in serie per garantire il controllo sul loro utilizzo.

Gli ordini di acquisto vengono normalmente emessi in originale e in copia, con l'originale inviato al fornitore e le copie inviate al reparto contabilità per essere registrate nel conto da pagare (potrebbe esserci anche una terza copia per il reparto acquisti della società ).

Le seguenti sezioni sono incluse in un ordine di acquisto:

- Il numero dell'ordine d'acquisto.

- Il nome e l'indirizzo del fornitore.

- La data in cui è stato effettuato l'ordine e la data di consegna richiesta.

- I termini di consegna e pagamento.

- La quantità di articoli richiesti e la loro descrizione con il loro numero di codice.

- Per quanto riguarda il prezzo, sono indicati il ​​prezzo di ciascuna unità e il prezzo di acquisto totale, nonché il costo di spedizione, se applicabile.

- Infine, l'ordine di acquisto deve specificare la firma autorizzata della persona responsabile.

Scopo dell'ordine di acquisto

Le informazioni sopra descritte hanno lo scopo di mantenere un controllo preciso sugli articoli acquistati, poiché in questo modo un'azienda può tenere un registro contabile delle sue operazioni di acquisto.

D'altra parte, non bisogna dimenticare che quando un cliente emette un ordine di acquisto, sta confermando e formalizzando la fiducia che ha in un fornitore.

L'ordine di acquisto emesso dal cliente rappresenta un ulteriore passo nel processo di vendita, poiché la vendita non è stata ancora definitivamente prodotta. In questo senso, l'ordine di acquisto implica che le procedure dell'azienda devono essere ben definite e organizzate. Prima dell'emissione di un ordine di acquisto, il cliente deve sapere esattamente quale sia il processo per registrarlo presso la sua azienda e il venditore deve anche garantire le informazioni nel documento.

Foto: iStock - BernardaSv