Definizione archivistica (gestione documenti)

Tecniche standardizzate per la gestione dei documenti in un'organizzazione o entità

Il concetto di archiviazione o gestione dei documenti viene utilizzato nel nostro linguaggio per fare riferimento alle tecniche standardizzate utilizzate nell'istanza di amministrazione dei documenti appartenenti a un'organizzazione o entità, una società o una biblioteca, per citare alcuni esempi comuni.

Una disciplina millenaria che si è evoluta in modo fantastico grazie alle nuove tecnologie

Dobbiamo indicare che sebbene le tecniche e le pratiche applicate siano cambiate e si siano evolute come conseguenza diretta del progresso delle nuove tecnologie in quasi tutte le aree e, naturalmente, l'archiviazione non è stata un'eccezione, dobbiamo dire che l'archiviazione è un attività che è certamente vecchia e che è stata distribuita dall'uomo da tempo immemorabile di fronte all'urgente necessità di documentare, lasciare un'impronta amministrativa, legale o commerciale di tutto ciò che fa.

Per darci un'idea dell'enorme evoluzione che ha avuto luogo in termini di supporti e tecniche di conservazione, dobbiamo solo dire che gli uomini più primitivi hanno archiviato i loro "documenti" in fogli di papiro o di argilla, mentre quelli di oggi lo fanno in il computer o qualsiasi altro dispositivo elettronico.

Il grande contributo dell'informatica e di Internet

In questo senso, non possiamo ignorare che l'informatica e il successivo sviluppo di Internet hanno permesso un grande progresso nella gestione dei documenti, rendendo il compito molto più pratico e semplice, sia in termini di salvataggio di informazioni sia nel recupero di documenti archiviati. .

Perché ovviamente prima, i responsabili di questo compito, archivisti, bibliotecari o archivisti, tra gli altri nomi che sono stati attribuiti a coloro che svolgono questo compito, dovevano usare e usare pesanti libri di registrazione, schede, cartelle, scatole, scaffali, mentre ora basta un solo clic per finalizzare il file e il ripristino di documenti o opere.

Principali mansioni che svolge

Fondamentalmente, l'archiviazione avrà il compito di: generare e stabilire una serie di regole e pratiche che consentano l'identificazione dei documenti che vengono archiviati, il recupero delle informazioni da essi, il tempo in cui devono rimanere archiviati nel caso di quelli che possono essere eliminati dopo qualche tempo e al contrario devono garantire per sempre la conservazione di quei documenti che hanno un grande valore.