Specificare significa menzionare qualcosa di concreto, chiarire le informazioni che sono state precedentemente fornite. E una specifica è una spiegazione dettagliata. In questo modo, il concetto che analizziamo implica che qualcosa di generale può essere compreso con precisione solo se vengono descritti tutti gli elementi che lo compongono.

Quando si parla di specifica, è sempre associata a qualcosa di natura generale, quindi è comune fare riferimento alla specifica di spese, obiettivi, requisiti o prodotti.

Le idee devono essere concretizzate

Qualsiasi idea o proposta ha generalmente il seguente modello: una tesi principale, una serie di argomenti e una serie di dati o specifiche complementari. Le tre parti sono strettamente correlate. Illustriamo questo schema con un esempio: il design di un'auto. Si parte da uno schema iniziale di base, ovvero una nuova idea di un'auto che si riflette in uno schizzo. Il prossimo passo è definire e specificare gli elementi fondamentali del veicolo. Infine, è necessario stabilire una serie di specifiche tecniche per completare il processo (ciò si riflette in un certificato di caratteristiche tecniche che dettaglia tutti gli aspetti del veicolo, dal marchio, dimensioni, potenza, cambio, spostamento e una lunga eccetera).

Le specifiche di ogni prodotto sono la sua lettera di accompagnamento e si riflettono in un documento tecnico che dettaglia con precisione i diversi aspetti del prodotto, che si tratti di una macchina, un farmaco o qualsiasi servizio.

Lo scopo delle specifiche

Le informazioni fornite in un documento tecnico svolgono diverse funzioni:

- Garantire che il prodotto è stato prodotto in conformità con lo standard autorizzato e con le certificazioni appropriate (in questo senso, gli standard ISO fungono da quadro di riferimento generale).

- Consentire al consumatore di conoscere in dettaglio ciò che ha acquisito (materie prime utilizzate, descrizione del prodotto, controlli effettuati, requisiti legali ...). Va ricordato che nella maggior parte dei casi, le specifiche sono fatte in diverse lingue, qualcosa di totalmente necessario in un contesto di economia globalizzata.

- Evitare possibili frodi nella produzione (la copia e la contraffazione sono una realtà e i documenti tecnici sono un meccanismo per il consumatore di distinguere tra un prodotto autentico e uno che non lo è).

- Comunicare come funziona qualcosa. In questo senso, si deve ricordare che esistono due tipi di specifiche tecniche (i dati relativi a un prodotto e la funzionalità di quel prodotto).