Persona che svolge compiti amministrativi in ​​un ufficio e assiste il suo capo

Un segretario, chiamato anche in alcune parti del mondo come assistente amministrativo, è qualcuno che è incaricato di svolgere le attività di ufficio elementare, in una società privata o in un'agenzia statale, oltre ad essere stretto collaboratore del manager o dirigente che frequenta, cioè il segretario del presidente di una società è in qualche modo il manager del suo tempo, quindi deve solo preoccuparsi del processo decisionale della compagnia per ottenere risultati migliori clienti, il resto sarà curato dal segretario. Ad esempio, e tra l'altro nella tua agenda, per rispondere alle tue chiamate e tutto ciò di cui hai bisogno.

Quindi, se si desidera avere una gestione aziendale efficace, sarà essenziale disporre di una persona efficiente per svolgere questa posizione, poiché la maggior parte delle diligenze / attività di un'organizzazione la attraverserà.

Principali funzioni

Le sue principali funzioni o attività sono collegate a ciò che è noto come lavoro d'ufficio e amministrativo, come l'elaborazione dell'entrata e dell'uscita della corrispondenza, la ricezione della documentazione, l'attenzione alle telefonate, l'attenzione alle visite e ai fornitori, l'archiviazione di documenti, Effettuare calcoli, riferire al proprio superiore tutto ciò che è inerente alla propria area, essere consapevoli dell'elaborazione dei file, gestire l'agenda, sia le riunioni che i contatti, e mantenerlo in modo organizzato e aggiornato, gestendo tutto quegli strumenti di un ufficio, come la fotocopiatrice, la stampante, il fax, il computer, tra gli altri, la gestione delle lingue, preferibilmente l'inglese, ma ovviamente più gestisci meglio, poiché le loro condizioni e aspirazioni possono essere molto più elevato all'interno dell'organizzazione in cui lavorano e hanno conoscenza del protocollo istituzionale e degli affari ial.

Segretaria privata. Un rapporto di stretta fiducia con il capo

I segretari possono lavorare in varie aree e contesti, mentre una delle varianti più paradigmatiche della posizione è senza dubbio il cosiddetto segretario privato, che, come già anticipato dal nome, è quello le cui funzioni sono di affrontare tutte le questioni inerenti a il suo capo, quelli personali e anche quelli del lavoro. In generale, i capi e i segretari stabiliscono un legame molto stretto e stretto a causa della quantità di segreti e punti deboli che i segretari conoscono. Anche per questo la figura della segretaria e il suo rapporto con il suo capo sono stati oggetto di innumerevoli rappresentazioni in varie storie di narrativa.

Uno dei più ricordati è senza dubbio il segretario esecutivo, un film prodotto a Hollywood nel 1988 e interpretato da Harrison Ford, Melanie Griffith e Sigourney Weaver. Il personaggio di Griffith è il segretario di Weaver, un dirigente piuttosto scortese e malvagio. Il personaggio di Griffith dimostra la sua abilità in carica e scopre che al suo capo resta l'idea di iniziare un'attività. Alla fine lo smaschera e finisce non solo per guadagnarci terreno, ma innamorandosi del milionario commerciale interpretato da Ford.

preparazione

Anche se non richiede lunghi anni di studio come lauree, quella del Segretario è una professione che può anche essere studiata e che naturalmente riunisce tutte quelle attività che saranno richieste a coloro che ricoprono la posizione.

In generale, coloro che aspirano alla posizione ricevono un breve test in quelle domande specifiche che vengono richieste, ad esempio, che usano questo o quel programma per computer o che parlano e scrivono in un inglese perfetto.

Una posizione in cui prevale il sesso femminile

Sebbene la posizione sia occupata principalmente da donne, dobbiamo dire che ci sono uomini che svolgono questa posizione. Contrariamente a quanto accade con altre posizioni o professioni, quello di segretaria è un lavoro storicamente riservato alle prestazioni delle donne.

Agenzia statale che gestisce un'area

D'altra parte, il concetto viene utilizzato in molte parti di lingua spagnola per designare quell'agenzia statale che si occupa della gestione di un'area, ad esempio il segretario all'istruzione, il segretario alla sicurezza, tra gli altri.

Il segretariato è guidato da un funzionario pubblico chiamato segretario, che sarà la massima autorità all'interno del segretario e che dovrà rispondere alle politiche delineate dal governo che lo ha nominato.