Un documento è la prova materiale o la testimonianza di un fatto o atto che una persona fisica o giuridica, un'istituzione, un'associazione, ecc., Che può essere di natura pubblica o privata, svolge a seguito dell'esercizio delle sue attività e funzioni e che può essere catturato in un'unità di informazione che osserva qualsiasi supporto, carta, nastro, disco magnetico, film e fotografia, al fine di preservarlo in tempo nel caso in cui sia necessario presentarlo come prova, memoria o eredità a qualcuno.

Nel caso delle organizzazioni e istituzioni che svolgono un vasto e vasto orario di lavoro, i documenti saranno necessari ogni giorno e di quasi tutti i membri dello stesso, per cui richiederà che un lavoro di tipo seriale e saranno chiamati serie documentarie, tra cui: corrispondenza, libri dei verbali, libri contabili, tra gli altri.

Un documento è costituito principalmente da informazioni scritte che possono essere state scritte a mano, cioè scritte a mano o attraverso un processo meccanico come quello della macchina da scrivere che è stata utilizzata in modo massiccio in passato o dal computer, che è quel mezzo meccanico che predomina oggi .

Nell'ultimo caso di cui stavo commentando, quello dei documenti creati tramite un computer, sono convenzionalmente chiamati file e una volta creati dall'interessato, grazie all'utilizzo di un programma di modifica dei documenti, come Nel caso di Word, verranno dati un nome e un formato, quindi verranno salvati nell'unità di memoria scelta e in questo modo rendere la ricerca organizzata meglio nel caso in cui sia necessario aprirli successivamente per consultarli o modificarli.

Inoltre, i documenti possono essere classificati in documenti primari, che sono quelli che contengono informazioni originali sull'autore e non sono stati sottoposti al trattamento o alla modifica di soggetti diversi dalla persona responsabile, come secondari, che saranno quelli che hanno ricevuto un trattamento e terziario, che sono quei documenti secondari a cui è stato applicato un trattamento.